- 会社で頼まれた仕事を断れず、業務量が増えてつらい。
- 仕事を断れない自分や、依頼してくる相手にモヤモヤしてしまう。
- どのようにして仕事を断れば良いか、具体的な方法を知りたい！
上記のようなお悩みを抱えた方に向けて、心の専門家である臨床心理士が具体的な対処法をお伝えします。
仕事で業務を依頼されると、「断ったら関係性が悪くなるのでは…？」などと考え、つい応じてしまうことってありますよね。
しかし、自分自身の業務量が増えすぎてしまい、いつの間にか残業が常態化し、「なんか理不尽だな…」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
本記事を読めば、仕事を断るための具体的な方法を実践し、今よりも心穏やかに業務に取り組めるようになるでしょう。
仕事を断れない理由
まずは、仕事を断れない理由について詳しく解説していきます。
具体的には、以下の3点が代表的と言えるでしょう。
- 「自分の思い込み」が仕事を断りにくくしている
- 「上手な断り方」が自分の引き出しにない
- 周囲に仕事を断っている人がいない（前例がない）
上記について、それぞれ詳しく解説していきますね。
「自分の思い込み」が仕事を断りにくくしている
「仕事を断れない」という悩みを抱えている場合、その背後にある自分の思考（考え方）に注目するのが重要です。
例えば、以下のように考え、仕事を断れずにいる方は多いのではないでしょうか？
- 「仕事を断ることで周囲との関係が悪くなったらどうしよう…。」
- 「断ったら、社会性がないと後ろ指を刺されるのでは…？」
- 「仕事を断るなんて、どう考えてもできっこない…。」
- 「断ったら成長のチャンスを逃してしまうのでは…？」
上記の思考は一見正しいように思えますが、実際は自分自身が作り上げた「思い込み」であることも多いものです。
引き受けられない「理由」さえ誠実に説明すれば、思いのほか周囲は納得してくれることも多いでしょう。
「ネガティブな思い込み」が自分自身をがんじがらめにしてしまい、周囲への不満や自分自身への苛立ちがたまってしまうわけですね。
「上手な断り方」が自分の引き出しにない
仕事を断れるかどうかは、「上手に断るスキル」を持っているか否かによって大きく左右されます。
例えば、目の前に大きな川があり、どうしても向こう岸へと行かなければならない理由があるとしましょう。（もちろん橋はかかっていない）
- 「泳ぐ」というスキルを持っている人は、すぐに向こう岸へと泳いで渡る行動を選択できる。
- 「泳ぐ」というスキルを持っていない人は、「どうしたものか」とその場で立ち往生してしまう。
上記と一緒で、「仕事を上手に断る」というスキルを持っているか否かが、実際に断るという行動に移すかどうかの決定打になっているのです。
周囲に仕事を断っている人がいない（前例がない）
周囲に仕事を断っている人がいない（前例がない）と、「仕事を断ることはできないのだな」と自分の中で思ってしまい、断るハードルがぐっと上がってしまいます。
社会心理学という学問では、人間の集団圧力について盛んに研究が行われています。
実験の結果、人は他者の行動を参考にして自分の行動を決めることが多く、多数派の行動と逆のことをするハードルは非常に高いことが分かっているのです。
職場環境として「仕事を断る人」がめったにいない場合、自分も断れなくなってしまうのは、人間として自然なこととも言えそうですね。
仕事を上手に断るスキルを身につける3つのメリット
仕事を断るスキルは、コミュニケーションの中でも比較的難易度が高い分類に位置づけられるでしょう。
しかし、難易度が高いからこそ、身につけた後のメリットも非常に大きいです。
具体的には、以下3つのメリットがあります。
- より大事なことに「自分の資源」を注げるようになる
- 職場でストレスを抱えにくくなる
- コミュニケーション能力が底上げされる
それぞれについて、詳しく解説しますね。
より大事なことに「自分の資源」を注げるようになる
仕事を断るスキルを身につけると、限られた「自分の資源」を、より自分にとって重要なことに注げるようになります。
「自分の資源」とは、具体的には以下2点を示しています。
- 1日の中で自分が使える「時間」
- 1日の中で自分が使える「労力」
時間も労力も、限界がありますよね。正社員であれば、8時間の労働時間の中でできることは限られているのです。
仕事を断ることができないと、本質的に重要な業務に注ぐ時間・労力がどんどん他のことで消費されていき、生産的な時間を過ごすことができなくなってしまいます。
「上手に仕事を断るスキル」を身につけることで、時間とエネルギーを注ぐ対象を自分で取捨選択できるようになり、「何のために働いているの？」というストレスから開放されるでしょう。
職場でストレスを抱えにくくなる
「上手に仕事を断るスキル」を持ち合わせていないと、「仕事を振られれば受ける」という一択のみになってしまいます。
すると、自分の内側では「なんで自分にばかり…」「同じ給料をもらっているのに業務量が違うじゃないか…」「良いように使われているのか…？」「断れない自分の性格がダメなんだ」といったように、周囲への不満や自責思考でいっぱいになってしまいます。
上記のようなストレスは周囲から気づいてもらえないことも多く、「こんなに苦労しているのに、なぜ誰も認めてくれないんだ…。」という自己完結型の葛藤へとつながります。
最終的には、退職を決意して、これまで職場で苦労して築いてきた経験・知識・人間関係をゼロに戻してしまうこともあります。
「上手に仕事を断るスキル」を身につければ、自分の中でストレスをため込むことが少なくなるため、晴れやかな気分で業務に集中できるようになるでしょう。
コミュニケーション能力が底上げされる
「上手に仕事を断るスキル」を身につけると、コミュニケーション能力全体が底上げされます。
なぜなら、上手に仕事を断るには、あらゆるコミュニケーション能力を組み合わせる必要があるからですね。
具体的には、以下のような能力が挙げられます。
- 相手に好感を抱いてもらう能力
- 状況を分かりやすく説明する能力
- 必要なことを論理的に説明する能力
- 自分の気持ちを適切な形で主張する能力
- 相手と信頼関係を築く能力
上記は、いずれもビジネスにおいて汎用性の高い能力と言えるでしょう。
「上手に仕事を断るスキル」を身につける過程は、コミュニケーション能力自体のトレーニングになるのです。
仕事を上手に断る2ステップ
ここまでの内容を読み、「仕事を上手に断るスキル」の重要性が理解できたのではないでしょうか。
いよいよ、仕事を上手に断るための具体的な方法を2ステップに分けて解説していきます。
具体的には、以下の2ステップです。
- 「仕事を断れない思考」に反論する
- 「DESC法」に沿って伝える内容を考える
それぞれについて、詳しく解説していきますね。
ステップ1：「仕事を断れない思考」に反論する
まずは、「仕事を断る」という行動ができずにいる背後にある「思考」を特定し、反論しましょう。
認知行動療法と呼ばれる心理学の分野では、思考（＝どのように考えるか）が、その後の行動や気分を決定すると考えます。
例えば、以下のような思考が、「仕事を断る」という行動を妨害しているわけですね。
- 「仕事を断ったら関係性が悪くなるかもしれない…」
- 「仕事を断るなんて、社会人としてあり得ないことでしょ」
しかし、「仕事を断れない」ということが結果として今の業務状況を悪化させ、困っているわけですよね。上記の思考は正当であるように見えて、実は問題解決を妨害しているわけです。
上記の思考について、それぞれ「反論」を考えてみましょう。
- 「仕事を断ったら関係性が悪くなるかもしれない…」
反論→上司は以前、「困ったことがあったらいつでも言ってね」と言ってくれていた。むしろ相談したほうが関係性も良くなるかも。「伝え方」さえ意識すればきっと大丈夫。
- 「仕事を断るなんて、社会人としてあり得ないことでしょ」
反論→仕事で最も大事なのは作業を正確に、期限内に終わらせること。今業務量が多すぎてミスが増え、期限に間に合っていないのだから、そちらのほうが問題なのでは？業務量を調整してもらい、確実に遂行できるようになるのが、むしろ社会人として望ましいのでは？
上記のように、「仕事を断ること」を妨害している思考に対して「反論」することで、行動に移しやすくなります。
ステップ2：「DESC法」に沿って伝える内容を考える
次に、「DESC法」と呼ばれる枠組みを活用して、実際に仕事を断るときの「セリフ」を考えましょう。
DESC法は、相手も自分も尊重しつつ、相手に伝わりやすいよう「伝える内容」を整理する際に有効なフレームワークです。
具体的には、以下の項目に沿ってセリフを考えていきます。
D(Describe：状況描写）
まずは、現在の状況を客観的事実として描写して、簡潔に伝えます。
例えば、上司から定時間際に仕事を振られたものの、業務後に恋人との大事な約束がある場面を想像してみましょう。以下のように状況描写を行います。
申し訳ないのですが、この後人と会う予定があり、とても大事な約束なんです。
E（Express：説明）
Express（説明）では、相手への共感や、自分が主観的に思っていることを伝え、相手の納得を得られるよう働きかけます。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
〇〇さん（上司）が依頼してくださった業務は、緊急性が高いことは承知しています。ただ、この後の約束は1ヶ月以上前からのものであり、どうしても時間通りに行く必要があるんです。
S（Suggest：提案）
Suggest（提案）では、相手の要求を断る代わりに、代案を投げかけます。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
明日の午前中までであれば仕上げられるのですが、それでもよろしいでしょうか？
C（Choose：選択）
Choose（選択）では、現在のコミュニケーションの結果から、どのような行動を選択するかを決めます。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
- 上司が「それなら、別の人に頼むから大丈夫だよ」と言ってくれた場合
→「お応えできなくて申し訳ありません。お気遣いありがとうございます」と、申し訳ない気持ちと感謝を伝える。
- 上司が代案に同意し、明日の午前中までに仕上げることを依頼した場合
→提案への同意に感謝を示し、約束の場所へ向かう途中に明日の業務の予定を立てる。
- 上司が「いやぁ・・どうしても今日中に仕上げる必要があって、君しかできる人がいないんだ」と言った場合。
→恋人に電話し、事情を丁寧に、誠意を持って伝える。業務は受けることにする。
上記のように、DESC法に沿って仕事を断ることで、自分の考えを整理し、いざとなったときに落ち着いて対処できるようになります。
「DESC法」の効果をより高めるコツ
本記事では、仕事を断るためのおすすめの方法として「DESC法」をご紹介しています。
DESC法は練習を繰り返して慣れていくことが重要なのですが、より効果を高めるためのコツがあるので、以下に記載していきますね。
「C（Choose：選択）」から先に考える
DESC法を用いて仕事を断るための「セリフ」を考えるとき、重要なのは一番最後の項目である「Choose（選択）」から考えることです。
なぜなら、相手の反応によって最終的に自分がどのような行動を選択するのか事前に決めておくことで、最終的な行動から逆算してコミュニケーションを取れるからですね。
例えば、以下のような例が考えられます。
例）
状況：現在の業務がたまっており、いっぱいいっぱいのときに、上司から資料の作成を頼まれた。
仕事を断った場合に最終的に自分がとる行動（Choose：選択）として、以下のようなものが考えられる。
- 上司が応じてくれたら、現在たまっている業務を期日内に終わらせる
- 上司が応じてくれなかったら、現在たまっている業務の期日を遅らせてもらうよう先方に打診する
- 上司が応じてくれなかったら、現在たまっている業務の代行を、他の社員に打診する
上記のように、最終的な行動を先にピックアップしたうえで仕事を断る交渉を進めることで、落ち着いた気持ちで、具体的なゴールに向かった断り方ができるようになります。
「D（Describe：状況描写）」では「数字」を意識する
現在の状況を客観的に伝える「Describe：状況描写」では、「数字」を入れることで相手の納得を得られやすくなります。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
例）
状況：現在の業務がたまっており、いっぱいいっぱいのときに、上司から資料の作成を頼まれた。
実は現在、提出しなければならない取引先への請求書が、8件たまっています。そのうち4件は、本日の12:00までにメールで送る必要があるんです。提出期限まで、あと2時間しかありません。
上記のように「数字」を入れて伝えることで、上司からすると「それは確かに厳しいよな・・」と納得を得られやすくなりますよね。
「E（Express：説明）」では、「相手への共感」と「自分の主観」を入れる
断ることの正当性を相手に説明する「Exress（説明）」の項目では、「相手への共感」と「自分の主観」の2点を入れることで、相手も自分も尊重したセリフになります。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
例）
状況：現在の業務がたまっており、いっぱいいっぱいのときに、上司から資料の作成を頼まれた。
〇〇さん（上司）のご状況としても、他の業務で資料作成の時間が捻出できないことは存じております（相手への共感）。ただ、取引先への請求書の提出期限が迫っていることで、私もかなり焦ってしまっています（自分の主観）。
上記のように伝えることで、相手からすると「自分の気持ちや状況は分かってくれているものの、仕事が受けられない状態にあるんだな」と納得を得られやすいですよね。
「S（Suggest：提案）」では「疑問形」を意識する
相手に対して具体的な提案を投げかける「Suggest（提案）」の項目では、「疑問形」で終わるセリフにするのがおすすめです。
例えば、以下のような例が考えられるでしょう。
例）
状況：現在の業務がたまっており、いっぱいいっぱいのときに、上司から資料の作成を頼まれた。
本日の午後13:00以降でしたら資料の作成が可能なのですが、いかがでしょうか？
上記のように、最後を「疑問形」で終わらせることで、相手は自分が「否定されている」と感じにくくなります。
また、上司からすると、部下が自分の判断で勝手に仕事を断っているのではなく、あくまで相談をしてくれているのだな、と感じますよね。
DESC法の練習をするには、アプリの活用がおすすめ！
DESC法を使って上手に仕事を断るスキルを身につけるには、DESC法の項目に沿って、相手に納得してもらう言葉を考える練習を繰り返し行うのが有効です。
筆者も愛用している【Awarefy】というアプリには、DESC法の項目に沿って、相手に伝える内容を整理できる機能が搭載されているので、活用をおすすめします。
また、Awarefyは認知行動療法という「気分」の問題に対して有効性が認められている心理療法をもとにして作られているので、メンタルヘルスに有効な機能が網羅されています。
気になる方は、過去の記事もチェックしてみてください。
日頃から実践！仕事を断りやすくしておくコツ
今回の記事では、仕事を上手に断るスキルの身につけ方について、詳しく解説してきました。
今回は「伝え方」に焦点を当ててお伝えしましたが、日頃から「断りやすい土壌」を耕しておくのも有効な手段です。
以下には、日頃から実践できる、仕事を断りやすくしておくコツを記載しました。
「断る」ではなく「相談する」と考える
「断る」ではなく「相談する」に言葉を置き換えることで、心理的なハードルがぐっと下がるのでおすすめです。
「仕事を断る」というと、相手を否定するようなニュアンスが生まれますよね。だからこそ、断ることに対して抵抗を感じやすいのです。
例えば、「A案件」で手一杯な状態のとき、上司から新たな「B案件」を依頼されたとしましょう。
そのような場合、以下のように「相談」をしてみましょう。
業務を依頼してくださりありがとうございます。ただ、現在A案件が立て込んでおりまして、完了にはもう1時間ほどかかりそうです。B案件にも着手するとなると、どちらか一方は納期に間に合わなくなる恐れがあります。どちらの優先順位がより高いでしょうか・・？
上記のように、現在の「困った状況」を明確に相談し、上司の指示を仰ぐ（上司に決めてもらう）というのも1つなわけですね。
心理学の自己決定理論によると、人は他者に決定されるより、自分で決定したいと考える傾向にあります。
ましてや、「自分が決定権を持っていたい」という思考がより強い上司も多いですよね。
状況のみを明確に提示し、上司に判断を仰ぐ（＝選択してもらう）というのは、とくに主導権を握っていたい傾向が強い上司との関係性を悪化させない安全な方法にもなり得るでしょう。
業務に必要な「時間」を把握する癖をつける
仕事上でのコミュニケーションでは、「ロジック」が重要であり、そのために欠かせないのが「数字」です。
例えば、上司からの業務依頼を断る場合、以下のどちらが納得を得られやすいでしょうか。
- すみません。今日はとても忙しくて、おっしゃっていただいた依頼はお受けできません。
- すみません。今日は午後に取引先との会議がありますが、会議の時間が13:00〜15:00であり、会議の資料を作成するのに2時間はかかります。現在10時なので、最短で作業に着手できるのは15:30以降になるでしょう。それだと納期に間に合わないでしょうから、私には少し難しいかと思われます。
圧倒的に、後者のほうが納得を得られやすいですよね。
数字を用いて相手を納得させるには、日頃から、どの業務に何時間程度かかるのかを把握する癖をつけておく必要があります。
副産物的に、業務のスケジューリングも上手になり、業務効率の更なる向上にもつながるでしょう。
社内共有しているカレンダーをあえて埋めておく
Googleカレンダーなどのスケジュール共有ツールを社内で活用している場合、細かなタスクも書き込んでおくのがおすすめです。
社内で共有しているカレンダーに予定を書き込む場合、他の職員も把握しておく必要のある予定（大きな予定）のみを入れている方も多いと思います。
しかし、上記のやり方だと、「本当はやる必要はあるけど、カレンダーには入れていないタスク」を他の職員が把握できず、「この時間空いているなら、仕事を頼んでもokかな？」と思われてしまうリスクがあります。
あえてカレンダーに細かなタスクを書き込んでおくことで、他の職員は「やることがたくさんあるんだな」と思うので、不用意に仕事を頼まれるリスクを減らすことができるのです。
おすすめできない仕事の断り方
ここまで、仕事を上手に断る方法を具体的にお伝えしてきました。
しかし、実際の場面では、つい「逆効果」なコミュニケーションを取ってしまうこともあるでしょう。
以下には、「おすすめできない仕事の断り方」を記載したので、参考にしてみてください。
曖昧な言葉で表現する
「仕事を上手に断る＝オブラートに包んで話す」とイメージする方も多いかもしれないですが、実際は曖昧な言葉で仕事を断ると、相手に真意が伝わらず、かえってイライラさせてしまうケースもあります。
例えば、以下のような伝え方が考えられるでしょう。
ぜひ引き受けたいのですが、ちょっと業務が立て込んでいる部分もあって…。スケジュールがどうなるか確信できない部分もあるんです。
上記の例だと、相手からすると「Yes」か「No」かが明確に分からず、時間とエネルギーを消耗させてしまうリスクがあります。
仕事を頼む立場からすると、「できるorできない」の回答をはっきりともらい、次のアクションへと進みたいケースがあるわけですね。
仕事を断る場合、「できるorできない」をはっきりと伝え、できない場合は理由を明確に説明するのが重要です。
不満を間接的に態度で表す
仕事を不当に振られていると感じ、自分の中にストレスがたまっていたとしても、不満を間接的に態度で表すのはおすすめできません。
例えば、「上司から自分にばかり仕事を押し付けられている」と不満を感じているAさんが「はーい」と空返事をしたり、怒りをぶつけるように勢いよくキーボードを叩きはじめたとしましょう。
上記は心理学では「消極的攻撃性」と呼ばれ、立派な「攻撃」の一種とされているのです。
不満を態度で表すことで、はっきりと仕事を断るよりもかえって相手との関係性が悪くなってしまうことが非常に多いので、注意が必要です。
上記のような事態を予防するためにも、「上手に仕事を断るスキル」は重要なわけですね。
不誠実な断り方をする
直接的に、言葉で怒りを相手にぶつけるのもおすすめできません。
例えば、「こんなに忙しいのにできるわけないでしょう！」「見れば分かりますよね？」などと不満をあらわにするパターンですね。
上記は心理学では「積極的攻撃性」と呼ばれ、こちらも人間関係に悪影響を与えるとされています。
- 間接的に怒る
- 直接的に怒る
上記のいずれも、問題解決にはつながりにくいことを覚えておきましょう。
重要なのは、まずは自分が冷静になり、状況を説明したうえで相手に提案を投げかけ、「一緒に問題解決を行いましょう」というスタンスに立つことです。
仕事を断るスキルを身につけるには「練習」を積み重ねよう！
本記事では、「仕事を断れない」というお悩みを持つ方に向けて、具体的な対処法をお伝えしました。
記事でご紹介した内容をまとめると、以下のようになります。
- まずは「仕事を断ること」を妨害している思考に反論する
- DESC法を用いて「上手に仕事を断るスキル」を練習する
- 日頃から仕事を断りやすくなるような土壌を耕しておく
- 不満を感じても、怒りに身を任せて態度や言動で相手を攻撃することは避ける
仕事を上手に断るスキルを身につけるには、日頃から練習を積み重ねるのが重要です。
練習をして「自分は仕事を上手に断れる」という自信がつけば、いざ断る必要がある場面に遭遇したときに、落ち着いて対処できるようになるでしょう。
